CHAPITRE 2 : PRESTATAIRES DE SERVICE D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE ET/OU DE CONSERVATION

 

 

 

 

 

L’exercice de la profession de prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation est soumis à l’agrément de l’ARTCI.

 

L’agrément est délivré moyennant le paiement de frais de dossier et d’étude fixé par l’ARTCI ne pouvant excéder la somme de 300 000 FCFA.

 

 

 

Tout prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation qui sollicite un agrément doit en faire la demande au moyen d’un formulaire établi par l’Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC.

             

Le formulaire de demande est également disponible sous forme électronique. La demande doit être datée et signée. Elle contient les informations suivantes : 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation doit disposer de ressources financières suffisantes pour fonctionner conformément aux exigences prévues par le présent décret, en particulier pour endosser la responsabilité de dommages, en contractant notamment une assurance.

 

 

 

Tout prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation doit :

 

a) prendre les mesures nécessaires au maintien de la lisibilité des données au moins pendant la durée de conservation légale ou réglementaire ;

 

b) mettre en œuvre les moyens nécessaires en vue d’empêcher, lors de la conservation, de la consultation ou du transfert, toute modification des données électroniques conservées, sous réserve des modifications relatives à leur support ou à leur format électronique ;

 

c) mettre en œuvre les moyens nécessaires en vue de détecter les opérations, normales ou frauduleuses, effectuées sur les données et veiller, dans la mesure du possible, à permettre l’identification des auteurs de telles opérations ;

 

d) enregistrer les informations par les moyens électroniques permettant de détecter les cas de fraude sur les documents archivés ;

 

e) veiller à leur datation au moyen d’un horodatage électronique basé sur le temps universel et y faisant expressément référence, et conserver ces enregistrements pendant toute la durée de conservation des données concernée ;

 

f) veiller à ce que les enregistrements visés au point d) ci-dessus ne soient accessibles qu’aux personnes dûment autorisées;

 

g) mettre en œuvre les moyens nécessaires en vue de protéger les données qu’il conserve contre toute atteinte frauduleuse ou accidentelle;

 

h) mettre en œuvre les moyens nécessaires en vue d’empêcher tout accès non autorisé aux données qu’il conserve ainsi qu’aux matériels, systèmes de communication et supports contenant les données;

 

i) mettre en place des procédures permettant de réagir rapidement aux incidents et de limiter leurs effets;

 

j) mettre en place un système assurant que le processus de destruction volontaire des données archivées ne permet pas de les reconstituer, en tout ou en partie;

 

k) disposer de compétence en ressources humaines ayant les connaissances spécifiques, l’expérience et les qualifications nécessaires pour gérer le système d’archivage électronique;

 

l) être agréé par l’ARTCI.

 

 

 

Toute modification substantielle du service fait l’objet d’une déclaration à l’ARTCI, accompagnée d’un explicatif des pratiques qui ont été modifiées.

 

L’ARTCI procède au contrôle du service ou du système de la mise en œuvre ou devant l’être par la personne qui sollicite l’agrément, en vérifiant notamment :

 

L’ARTCI peut également demander aux personnes intéressées toute information complémentaire.

 

Sur la base du contrôle ci-dessus mentionné, l’ARTCI délivre un agrément pour une durée de trois (3) ans renouvelable.

 

Six (6) mois avant l’expiration du délai mentionné à l’alinéa précédent, l’organisme agréé qui sollicite le renouvellement de son agrément formule à cet effet, une demande auprès de   l’ARTCI.

    

Lorsque les résultats du contrôle ne sont pas satisfaisants, l’ARTCI par une décision motivée refuse l’agrément.

 

Le demandeur d’agrément ayant fait l’objet d’un refus d’agrément dispose d’un recours conformément à la législation en vigueur.

 

 

 

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation doit faire preuve d’impartialité vis-à-vis des détenteurs et des tiers.

 

Il ne peut détourner à des fins personnelles les données qui lui sont transmises. Il ne peut les consulter que dans la mesure nécessaire à l’accomplissement de ses services.

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation met en œuvre les moyens nécessaires en vue de protéger les données qui lui sont transmises et qu’il transmet contre tout accès non autorisé.

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation fournit aux détenteurs, avant la conclusion du contrat et pendant toute la durée de celui-ci, un accès facile et direct aux informations suivantes formulées de manière claire et compréhensible:

 

a) les modalités et conditions précises d’utilisation de ses services;

 

b) la procédure suivie pour la numérisation et, le cas échéant, pour la conservation;

 

c) la procédure suivie afin de restituer les copies sous une forme intelligible en garantissant la fidélité à l’original;

 

d) le cas échéant les modalités et conditions de sous-traitance;

 

e) les normes et aux procédures mises en œuvre ainsi que les caractéristiques techniques essentielles des installations utilisées pour la réalisation des prestations;

 

f) le fonctionnement et l’accessibilité de ses services ;

 

g) les mesures qu’il adopte en matière de sécurité ;

 

h) les procédures de notification d’incidents, de réclamation et de règlement des litiges ;

 

i) les garanties qu’il apporte ainsi que l’étendue de sa responsabilité ;

 

j) l’existence ou l’absence d’une couverture assurance et, le cas échéant, son étendue ;

 

k) la durée du contrat  et les modalités pour y mettre fin ;

 

l) la preuve de son agrément délivré par l’ARTCI ;

 

m) les effets juridiques attachés à ses services ;

 

n) les obligations à sa charge en vertu du présent décret.

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation est tenu de recourir à des personnes ayant les connaissances spécifiques, l’expérience et les qualifications nécessaires à l’exercice de cette activité. Le personnel du prestataire du service d’archivage de cette activité électronique ou de conservation est soumis à une obligation de confidentialité.

 

L’obligation au secret cesse lorsque la révélation d’un renseignement est autorisée ou imposée par une disposition législative, même antérieure au présent décret.

 

L’obligation au secret n’existe pas à l’égard de l’ARTCI agissant dans le cadre de ses compétences légales.

 

Sous réserve des règles applicables en matière pénale, les renseignements révélés, ne peuvent être utilisés qu’à des fins pour lesquelles la loi a permis leur révélation.

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation prend les mesures nécessaires au maintien de la lisibilité des données pendant la durée de conservation convenue avec le destinataire du service.

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation met en œuvre des moyens nécessaires en vue d’empêcher, lors de la conservation, de la consultation ou du transfert, toute modification des données électroniques conservées, sous réserve des modifications relatives à leur support ou leur format électronique.

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation met en œuvre les moyens nécessaires en vue de détecter les opérations, normales ou frauduleuses, effectuées sur les données. Il veille, dans la mesure du possible, à permettre l’identification des auteurs de telles opérations. Il enregistre ces informations, veille à leur datation et conserve ces enregistrements pendant toute la durée de conservation des données concernées. Il veille à ce que ces enregistrements ne soient accessibles qu’aux personnes dûment autorisées.

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation met en œuvre les moyens nécessaires pour protéger les données contre toute atteinte, frauduleuse ou accidentelle, lors de leur conservation et de leur transmission.

 

Il met en œuvre les moyens nécessaires pour empêcher tout accès non autorisé aux matériels, systèmes de communication et supports contenant les données. Il met en place des procédures permettant de réagir rapidement aux incidents et de limiter leurs effets.

 

 

 

Le fait pour le détenteur de confier des données à  un prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation n’entraîne aucun transfert de droits sur les données. Le prestataire du service ne peut procéder à la destruction des données qu’avec l’accord du détenteur, sans préjudice de l’article 20 alinéa 3 ci-dessous.

 

 

 

Lorsque le contrat d’archivage électronique et/ou de conservation prend fin, pour quel que motif que ce soit, le prestataire de service d’archivage électronique ne peut opposer au destinataire du service un quelconque droit de rétention des données.

 

Lorsque le contrat d’archivage électronique prend fin, pour quel que motif que ce soit, le prestataire de service d’archivage électronique demande par envoi recommandé au destinataire du service quel est le sort à réserver aux données qu’il lui a confiées, conformément à l’article 21 ci-dessous.

 

En l’absence de réponse du destinataire dans les six (6) mois de la demande prévue à l’alinéa 2 ci-dessus, le prestataire ne peut procéder à la destruction des données, qu’après accord de l’autorité de régulation, sauf interdiction expresse d’une autorité judiciaire ou administrative compétente.

 

 

 

A la demande du détenteur et dans un délai raisonnable, le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation, selon le cas :

 

a) restitue au détenteur les données que ce dernier lui indique, sous une forme lisible et exploitable convenue avec lui;

 

b) transmet loyalement les données que le détenteur lui indique à un autre prestataire de service d’archivage électronique en vue de la reprise du service, sous une forme lisible et exploitable convenue avec le nouveau prestataire de service d’archivage électronique, en accord avec le détenteur ;

 

c) détruit définitivement les données que le détenteur lui indique, de telle sorte qu’elles ne puissent plus être reconstituées, en tout ou en partie.

 

Les frais afférents aux opérations mentionnées au présent article sont à charge du détenteur, à moins qu’il ne soit mis fin au contrat en raison du retrait de l’agrément du prestataire par l’ARTCI.

 

 

 

Dans les hypothèses prévues à l’article 20 ci-dessus, le prestataire ne conserve pas de copie des données restituées, transmises ou détruites, sauf demande expresse du détenteur ou d’une autorité judiciaire ou administrative compétente.

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation est présumé en faute jusqu’à preuve du contraire si les données qui lui sont confiées :

 

a) ne sont plus lisibles pendant la durée de conservation convenue avec le détenteur du service;

 

b) sont modifiées, sous réserve des modifications relatives à leur support ou leur format électronique;

 

c) ne peuvent être restituées, transmises à un autre prestataire ou détruites, conformément aux articles 19 et 20 ci-dessus.

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation ne peut constituer de sûreté ou donner en garantie, de quelle que manière que ce soit, les matériels et supports sur lesquels des copies ou des originaux numériques appartenant à des détenteurs sont stockés. Les sûretés et garanties constituées en violation du présent article sont nulles de plein droit

 

 

 

Le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation informe immédiatement l’ARTCI de son intention de mettre fin à ses activités ou, le cas échéant, de son incapacité de pouvoir poursuivre ses activités. Il s’assure, dans un délai de six (6) mois, de la reprise de celles-ci par un autre prestataire agréé, dans les conditions décrites au présent décret.

 

Le prestataire de service d’archivage électronique et/ou de conservation peut transférer à un autre tout ou partie de ses activités. Le transfert des copies ou des originaux numériques est opéré aux conditions suivantes :

 

a) le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation avertit chaque détenteur au moins un (1) mois à l’avance qu’il envisage de transférer les copies ou les originaux numériques;

 

b) il précise en même temps l’identité du prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation auquel le transfert de ces copies ou originaux numériques est envisagé;

 

c) il indique à chaque détenteur la faculté de refuser le transfert envisagé, ainsi que les modalités selon lesquelles il peut exprimer un tel refus. A défaut de refus exprès du détenteur, le prestataire de service d’archivage électronique et/ou de conservation pourra procéder au transfert. En cas de refus du détenteur, le prestataire de service d’archivage électronique et/ou de conservation restitue à ce dernier toute copie ou tout original numérique lui appartenant ainsi que toute information relative à la numérisation et à la conservation des copies et des originaux numériques dans un délai ne pouvant excéder un (1) mois, sans préjudice du droit pour le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation d’exercer son droit de rétention.

 

Tout prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation qui cesse ses activités sans que celles-ci ne soient reprises par un autre, prend les mesures nécessaires à la restitution au détenteur dans de bonnes conditions de toute copie ou tout original numérique lui appartenant ainsi que toute information relative à la numérisation et à la conservation des copies ou des originaux numériques, sans préjudice du droit pour lui d’exercer son droit de rétention.

 

 

 

La faillite, la liquidation, ou tout autre motif involontaire d’arrêt des activités sont assimilés à une cessation d’activité au sens du présent article.

 

Au cas où le prestataire de service d’archivage électronique ou de conservation est soumis à une procédure collective, tel un règlement préventif, un redressement judiciaire, une liquidation judiciaire ou toute autre procédure instaurant un concours entre ses créanciers, le détenteur est en droit de réclamer la restitution de toute copie ou original numérique lui appartenant, ainsi que toute information relative à la numérisation et à la conservation des copies.