ARTICLE 24
En plus des procédés manuels, les actes de l’état civil peuvent être établis suivant des procédés informatisés.
En cas de hiatus, la forme physique prévaut.
ARTICLE 25
La mise en œuvre des traitements automatisés des données de l’état civil par les centres d’état civil est soumise à une autorisation préalable de l’Autorité nationale de protection des données à caractère personnel, qui s’assure que les conditions de fiabilité, de sécurité, de confidentialité et d’intégrité sont réunies.
Le traitement automatisé, hébergé par la commune ou la sous-préfecture, peut être utilisé pour l’établissement des actes de l’état civil, pour la transcription des décisions de justice y relatives ainsi que pour l’apposition de mentions.
ARTICLE 26
La commune, la sous-préfecture ou la circonscription d’état civil consulaire peut déléguer l’hébergement du traitement automatisé et la sauvegarde de ses données d’état civil à toute personne morale de droit public.
Exceptionnellement, l’hébergement du traitement automatisé peut être confié à toute personne morale de droit privé, à condition que celle-ci soit établie en Côte d’Ivoire et que l’hébergement ainsi que la sauvegarde des données de l’état civil soient réalisés sur le territoire ivoirien. Dans ce cas, seule la commune, la sous-préfecture, la circonscription d’état civil consulaire ou leur délégataire, a accès aux traitements automatisés, aux données de l’état civil et aux infrastructures techniques d’hébergement.
La convention de délégation doit être agréée par l’Autorité nationale de protection des données à caractère personnel.
ARTICLE 27
Le Numéro National d’identification, porté sur les actes de l’état civil, est généré à l’occasion du traitement automatisé des données d’état civil et attribué à chaque personne lors de son enregistrement au Registre national des Personnes physiques.
ARTICLE 28
En cas d’utilisation mutualisée de traitement automatisé, chaque commune, sous-préfecture ou circonscription d’état civil consulaire n’a accès qu’aux données des actes de l’état civil dont elle est dépositaire, sauf autorisation expresse de l’Autorité nationale de protection des données à caractère personne], pour étendre l’exploitation.
ARTICLE 29
En fin d’année, les doubles des registres d’état civil sont et validés par le procureur de la République territorialement compétent avant d’être numérisés et indexés pour la constitution de la base de données de
Pour assurer leur traçabilité, les registres d’état civil sont dotés d’un code de sécurité.
Les données contenues dans les actes de l’état civil établis par les autorités diplomatiques ou consulaires ainsi que par le service central de l’état civil du Ministère des Affaires Etrangères sont enregistrées dans un traitement automatisé hébergé dans ce service.
Les conditions de fiabilité, de sécurité, de confidentialité et d’intégrité doivent être certifiées par l’Autorité nationale de protection des données à caractère personnel.
ARTICLE 30
La base de données centrale de contrôle est constituée par la centralisation des données d’état civil numérisées dans chaque juridiction ainsi que celles du service central de l’état civil du ministère des Affaires étrangères.
Elle est sous la supervision du Ministère de la Justice.
ARTICLE 31
Les données d’état civil recueillies peuvent servir à la vérification des informations à caractère personnel contenues dans les actes de l’état civil et à la délivrance des extraits et copies intégrales de ces actes aux personnes autorisées par les lois et règlements en vigueur.
ARTICLE 32
La délivrance par le service d’état civil concerné des extraits et copies intégrales d’actes de l’état civil par voie électronique est soumise à l’obtention préalable d’une autorisation expresse de l’Autorité nationale de protection des données à caractère personnel, qui atteste de la fiabilité, de la sécurité, de la confidentialité et de l’intégrité de la procédure mise en place.
ARTICLE 33
Lorsqu’une mention doit être portée en marge d’un acte de l’état civil dont les données ne sont pas enregistrées dans le traitement automatisé, l’officier de l’état civil procède soit à l’enregistrement des données de l’acte et de ses mentions, soit à l’enregistrement de I ‘avis de mention dans le traitement automatisé.
ARTICLE 34
Le procureur de la République, avec le concours des services de sécurité informatique du ministère de la Justice et de celui de l’Autorité nationale de protection des données à caractère personnel, procède, dans les circonscriptions d’état civil de son ressort, au contrôle de conformité du dispositif de traitement des données d’état civil et de son hébergement.
En cas de non-respect des règles de sécurité ou de confidentialité, le procureur de la République adresse une demande de mise en conformité assortie d’un délai de mise en œuvre qui ne peut excéder trois (3) mois.
Le contrôle de conformité des services d’état civil consulaire est effectué par le ministère de la Justice dans les conditions prévues aux alinéas précédents.
ARTICLE 35
Les administrations, services et établissements publics de l’Etat ou des collectivités territoriales, les organismes de protection sociale peuvent faire procéder à la vérification des données de l’état civil fournies par l’usager auprès du ministère en charge de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation ou du ministère en charge de la Justice.
Ont également droit à solliciter des informations contenues dans ces fichiers, tes structures et organismes privés dont la liste est arrêtée annuellement par un arrêté du ministre de la Justice.
ARTICLE 36
Le ministère en charge de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation ou le ministère en charge de la Justice vérifie et atteste la conformité des informations reçues avec celles contenues dans le fichier qu’ils détiennent.
S’ils constatent, lors de la vérification, qu’une mention ou une transcription prévue par la loi n’a pas été faite, ils en informent, dans un délai de huit (8) jours, les conservateurs du registre papier afin que l’omission constatée soit rectifiée.