ARTICLE 8
Les registres de l’état civil ainsi que les formulaires d’extraits d’acte de l’état civil sont conformes aux modèles annexés au présent décret.
Chaque type de registre est constitué, pour l’année, d’un ou de plusieurs volumes de cinquante feuillets chacun, numérotés de 1 à 50. La numérotation des actes est continue du premier au dernier volume pour tout type de registre.
Le recto de chaque feuillet d’un volume du registre d’état civil est seul utilisé pour dresser les actes.
Au verso sont portées les inscriptions qui ne peuvent trouver place en marge.
La mention de l’inspection faite par le procureur de la République telle que prévue par la loi, est portée sur le feuillet du registre situé après la table alphabétique et spécialement conçu à cet effet.
Pour assurer leur traçabilité, les registres et les formulaires d’extraits d’acte de l’état civil sont dotés d’un code de sécurité.
ARTICLE 9
Les registres ainsi que les formulaires d’extraits d’acte de l’état civil indiqués à l’article précédent sont produits exclusivement par l’Imprimerie nationale.
ARTICLE 10
Pour chaque catégorie d’actes, il est dressé sur un registre, en double exemplaire, un relevé des tables annuelles comportant les prénoms et nom du ou des bénéficiaires de l’acte, le Numéro National d’identification du ou des bénéficiaires de l’acte, la date de l’évènement, le numéro de référence de l’acte, ainsi que la date d’établissement de l’acte. Il est conforme au modèle annexé au présent décret.
ARTICLE 11
Chaque page du registre de relevé des tables annuelles est paraphée par l’officier de l’état civil compétent.
La dernière page du registre est signée de l’officier de l’état civil avec la formule de fin suivante
« Nous soussigné …(prénoms et nom de l’officier de l’état civil), officier de l’état civil de la sous-préfecture/ commune de. ……(localité), avons arrêté la présente table pour l’année.. (l’année correspondante) concernant les actes de ….. (le type d’acte) nombre d’actes) actes numérotés de ……(numéro du premier acte) à (Numéro du dernier acte) ».
L’original du registre de relevé des tables annuelles est conservé au chef-lieu de la circonscription d’état civil, et le double transmis avant le 31 mars de l’année suivante pour être conservé au greffe du tribunal territorialement compétent, dans les mêmes conditions que les registres d’état civil.
ARTICLE 12
En plus du support papier, le relevé des tables annuelles peut être établi sous forme électronique dont copie est transmise au greffe du tribunal compétent.
La numérisation du support papier se fait après le contrôle et la validation du procureur de la République.
La copie électronique est utilisée et conservée dans les conditions indiquées à l’article 25 alinéa 1 du présent décret.