ARTICLE 19
DETERMINATION DES BESOINS A SATISFAIRE
19.1 : La nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision, par les autorités contractantes, préalablement à l’élaboration des plans de passation de marchés, en conformité avec les principes, spécifications et critères propres de l’achat durable, dans leurs dimensions économique, sociale et environnementale, avant toute procédure de passation des marchés publics.
19.2 : Ces besoins font l’objet d’études sommaires de la part des autorités contractantes de nature à en déterminer les caractéristiques techniques et le coût.
Ces études doivent permettre d’assurer une présentation générale du projet, notamment son objet, l’historique, le contexte, ses enjeux et les caractéristiques de son équilibre économique, et le cas échéant, une analyse comparative en valeur actualisée des différentes options de montages contractuels et institutionnels de la commande publique envisageables pour mettre en œuvre le projet comprenant, un cadrage. Ce cadrage inclut notamment le périmètre, les procédures et le calendrier pour chacune des phases de réalisation du projet, ainsi que la durée totale du contrat, une estimation en coût complet des différentes options comprenant notamment les coûts de programmation, de conception, de réalisation, de financement et de fonctionnement pour l’autorité contractante et pour le cocontractant avec leur évolution dans le temps jusqu’à la fin de vie ainsi que, le cas échéant, des recettes résultant du projet et le traitement comptable et fiscal retenu, une présentation des principaux risques du projet.
Le marché conclu par l’autorité contractante doit avoir pour objet exclusif de répondre à ses besoins. Ce choix ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables en vertu du présent Code.
19.3 : Le lancement d’une procédure de passation d’un marché public doit être subordonné à l’existence de crédits budgétaires suffisants et au respect des règles organisant les dépenses des organismes publics.
19.4 : Chaque autorité contractante réserve annuellement aux petites et moyennes entreprises une part minimale de trente pour cent (30%) de la valeur prévisionnelle des marchés de travaux, de fourniture de biens ou de services. La liste de ces marchés doit apparaître dans le plan prévisionnel de chaque autorité contractante.
Ces marchés sont passés dans le respect des dispositions du présent Code. Le dossier d’appel d’offres fixe le nombre, la nature et l’importance des lots réservés aux petites et moyennes entreprises.
L’autorité contractante établit à la fin de chaque année, un rapport sur les marchés attribués aux petites et moyennes entreprises, qu’elle transmet à la structure administrative chargée du contrôle des marchés publics et à l’organe de régulation.
La structure administrative chargée du contrôle des marchés publics effectue un suivi de la mise en œuvre effective de cette mesure dont un rapport annuel, transmis à l’organe de régulation, est communiqué en Conseil des ministres.
ARTICLE 20
PLANIFICATION DE LA PASSATION DES MARCHES PUBLICS
20.1 : Toutes les personnes morales mentionnées à l’article 2 du présent Code sont tenues, dans un délai maximal de quinze jours à compter de la notification ou de l’approbation du budget, de préparer, avant la passation de tout nouveau marché, un plan prévisionnel et révisable de passation des marchés en conformité avec les crédits qui leur sont alloués et leur programme d’activités annuel.
Le plan de passation des marchés et ses mises à jour comprennent notamment les éléments suivants : (i) une description succincte, des activités, (ii) les méthodes de sélection à appliquer, (iii) la dotation, (iv) les calendriers et toute autre information pertinente en rapport avec la passation des marchés.
Ce plan est communiqué dans le délai indiqué ci-dessus à la structure administrative chargée du contrôle des marchés publics et à l’organe de régulation des marchés publics qui en assurent la publicité selon les modalités définies par chacune d’entre elles.
20.2 : Le plan de passation est publié, à trois reprises, espacées de trois mois, dans le Bulletin officiel des Marchés publics de la République de Côte d’Ivoire et sur le portail des marchés publics.
Un modèle de plan prévisionnel est élaboré par la structure administrative chargée du contrôle des marchés publics en collaboration avec l’organe de régulation. Ces structures en assurent la diffusion.
20.3 : Les marchés passés par les autorités contractantes doivent avoir été préalablement inscrits dans ces plans prévisionnels ou révisés, sous peine de nullité, sous réserve d’une décision motivée de la structure administrative chargée du contrôle des marchés publics. Une copie de cette décision est communiquée à l’organe de régulation.
20.4 : Les marchés publics inscrits dans le plan de passation peuvent faire l’objet d’un avis de pré information précisant les caractéristiques essentielles des marchés de travaux, fournitures et services et accords-cadres que les autorités contractantes entendent passer dans l’année et la nature de la procédure envisagée. Cet avis est publié sur le portail des marchés publics et dans le Bulletin officiel des Marchés publics de la République de Côte d’Ivoire.
ARTICLE 21
DEFINITION DES PRESTATIONS
21 .1 : Allotissement
Lorsque l’allotissement est susceptible de présenter des avantages financiers ou techniques, y compris en vue de faciliter la candidature des petites et moyennes entreprises, les travaux, fournitures ou services sont répartis en lots pouvant donner lieu chacun à un marché distinct.
Le dossier d’appel d’offres fixe le nombre, la nature et l’importance des lots, ainsi que les conditions requises pour soumissionner à un ou plusieurs lots et les modalités de leur attribution et indique que la commission d’ouverture des plis et de jugement des offres attribuera les marchés sur la base de la combinaison des lots évaluée la plus économiquement avantageuse par l’autorité contractante.
Si, dans le cadre d’un appel d’offres, un ou plusieurs lots ne sont pas attribués, l’autorité contractante a la faculté d’entamer de nouvelles procédures d’appel à la concurrence pour les lots non attribués en modifiant, s’il y a lieu, la consistance de ces lots.
Les procédures de passation dont l’objet porte sur des travaux, des fournitures ou des services issus d’activités artisanales ou ayant le caractère d’activités artisanales, doivent prévoir une répartition des acquisitions en lots. Ces lots peuvent donner lieu chacun à un contrat distinct, en vue de faciliter l’accès des artisans et des entreprises artisanales par l’accroissement de l’offre d’opportunités d’affaires, en adéquation avec leur capacité financière.
21.2 : Normes et spécifications techniques
Les normes et spécifications techniques mentionnées dans le dossier d’appel d’offres doivent susciter la concurrence la plus large possible et faire en sorte que les travaux, fournitures et services demandés satisfassent aux critères requis y compris en termes de performance.
L’autorité contractante fixe les nonnes, agréments techniques ou spécifications homologuées ou utilisées en Côte d’Ivoire auxquelles devront répondre les matériels, matériaux et modes d’exécution par référence et qui seront expressément mentionnées dans les données particulières d’appel d’offres et dans les cahiers des charges. S’il n’existe pas de nonnes nationales ou communautaires, ou si les nonnes nationales ou communautaires ne conviennent pas, elles peuvent spécifier des normes internationales, comme celles de l’Organisation internationale de normalisation.
Il ne peut être dérogé à ces règles que :
a. si les nonnes, les agréments techniques ou les spécifications techniques nationaux, communautaires ou à défaut internationaux, ne contiennent aucune disposition concernant l’établissement de la conformité ou s’il n’existe pas de moyens techniques permettant d’établir de façon satisfaisante la conformité d’un produit à ces nonnes, à ces agréments techniques ou à ces spécifications techniques communes ;
b. si ces nonnes, ces agréments techniques ou ces spécifications techniques nationaux, communautaires ou à défaut internationaux, imposent l’utilisation de produits ou de matériaux incompatibles avec des installations déjà utilisées par l’autorité contractante ou entraînent des coûts disproportionnés ou des difficultés techniques disproportionnées, mais uniquement dans le cadre d’une stratégie clairement définie et consignée en vue d’un passage, dans un délai déterminé, à des nonnes, à des agréments techniques ou à des spécifications techniques nationaux, ,communautaires ou internationaux ;
c. si le projet concerné constitue une véritable innovation pour laquelle le recours à des nonnes, à des agréments techniques ou à des spécifications techniques nationaux, communautaires, ou à défaut internationaux existants serait inapproprié.
Dans tous les cas, le dossier d’appel d’offres indique que sont également acceptés les matériels, matériaux ou modes d’exécution conformes à d’autres normes, à la condition que celles-ci permettent d’obtenir une qualité au moins substantiellement équivalente.
Les prestations peuvent être aussi définies par des spécifications techniques formulées, en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles, ou de caractéristiques environnementales ou sociales. Elles peuvent également se référer au processus ou à la méthode spécifique de production ou de fourniture des travaux, des produits ou des services demandés ou à un processus propre à un autre stade de leur cycle de vie, même lorsque ces facteurs ne font pas partie de leur contenu matériel, à condition qu’ils soient liés à l’objet du marché et proportionnés à sa valeur et à ses objectifs.
La référence à des normes ne doit pas avoir pour effet de créer des obstacles injustifiés à l’ouverture des marchés publics à la concurrence. Dans son offre, le soumissionnaire peut prouver, par tout moyen approprié, accepté par l’autorité contractante, que les travaux, fournitures ou services sont conformes aux nonnes, critères et conditions requis.
A moins que de telles spécifications ne soient justifiées par l’objet du marché, les autorités contractantes s’interdisent l’introduction dans les clauses contractuelles propres à un marché déterminé, de spécifications techniques mentionnant des produits d’une fabrication ou d’une provenance déterminée, ou des procédés particuliers et qui ont pour effet de favoriser ou d’éliminer certaines entreprises.
Est notamment interdite, l’indication de marques, de brevets ou de types, ou celle d’une origine ou d’une production déterminée. Toutefois, une telle indication accompagnée de la mention « ou équivalent » est autorisée lorsque les autorités contractantes n’ont pas la possibilité de donner une description de l’objet du marché au moyen de spécifications suffisamment précises et intelligibles pour tous les intéressés.
Ces nonnes, agréments et spécifications, ainsi que le recours à l’exception ci-dessus mentionnée, doivent être expressément mentionnés dans les cahiers des clauses techniques. Les informations sur cette exception sont communiquées, sur sa demande, à l’organe de régulation.
ARTICLE 22
CONSTITUTION DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRES
22.1 : Le dossier d’appel à la concurrence est rédigé par l’unité de gestion administrative, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre, s’il existe. Il doit comporter au minimum les données particulières d’appel d’offres, les pièces particulières indiquant notamment les clauses administratives, juridiques, financières et techniques, ainsi que celles applicables en matière d’achat durable et de responsabilité sociale des entreprises, la description détaillée des travaux, fournitures ou services, leur consistance et leurs spécifications techniques.
Le dossier d’appel à la concurrence comporte, au minimum les renseignements suivants :
- les instructions pour l’établissement des offres;
- les pièces techniques. Ces pièces peuvent, le cas échéant, faire référence à certains types de produits ou processus de production dotés de caractéristiques nécessaires ou souhaitables dans le cadre des politiques environnementales ou sociales, notamment à des produits, travaux et services de conseil « écologiques » ou énergétiquement efficaces ou encore encourageant l’innovation dans l’industrie ou exigeant des normes de production plus équitables ;
- le cas échéant la référence aux normes nationales ou internationales, adoptées en matière de responsabilité sociale des entreprises et le visa des certificats nécessaires à la preuve du respect par ces dernières de leurs engagements ;
- le délai de validité des offres ;
- l’identification des pièces ou autres éléments d’information exigés des candidats pour justifier de leurs qualifications ;
- la description qualitative et quantitative des biens requis ;
- tous les services accessoires à exécuter ;
- le lieu où les travaux doivent être effectués ou celui où les biens ou services doivent être fournis ;
- le délai requis pour l’exécution des travaux, la fourniture des biens ou des services ;
- les critères et procédures à respecter pour déterminer l’offre à retenir, qui peuvent prendre en compte une sensibilité au genre, ou l’emploi de personnes handicapées, comme conditions de sélection ou critères d’évaluation;
- les conditions exigées en termes de pourcentage du marché réservé aux entreprises locales cotraitantes ou sous-traitantes ou de nombre minimum d’experts nationaux clés, de transfert de connaissances ou de technologies en tant que composante clé d’une mission ou du champ des travaux ou services ;
- la lettre de soumission ;
- les clauses et conditions d’exécution du marché et, le cas échéant, le modèle de document contractuel à signer par les parties. A ce titre, les conditions d’exécution d’un marché public peuvent notamment prendre en compte des considérations relatives à l’économie, à l’innovation, à l’environnement, au domaine social ou à l’emploi, à condition qu’elles soient liées à l’objet du marché public. Elles peuvent aussi prendre en compte la politique menée par l’entreprise en matière de lutte contre les discriminations ;
- les exigences relatives à la possibilité de présenter des variantes ainsi que les conditions et méthodes d’analyses de celles-ci aux fins de comparaison des offres ;
- la manière dont le montant des offres doit être formulé et exprimé, y compris une mention indiquant si le prix doit couvrir des éléments autres que le coût des travaux, des biens, ou services, tels que tous frais de transport et d’assurance, droits de douanes et taxes applicables, éléments de garanties et de service après-vente ;
- la ou les monnaies dans lesquelles le montant des offres doit être formulé et exprimé ;
- la monnaie de référence et, éventuellement le taux de change à utiliser pour l’évaluation et la comparaison des offres financières ;
- l’indication que les offres doivent être établies en langue française;
- les exigences en matière de cautionnement ;
- les procédures à suivre pour l’ouverture des plis et l’examen des offres;
- les références au présent Code et à ses textes d’application.
22.2 : L’obtention du dossier d’appel à la concurrence peut être conditionnée, sauf en matière de prestations intellectuelles, par le versement d’une contribution aux frais de constitution matérielle du dossier, contre quittance. Dans ce cas, cette obligation est portée à la connaissance des candidats par les moyens définis aux articles 64 et 65 ci- dessous.
ARTICLE 23
MODIFICATION DU DOSSIER D’APPEL D ‘OFFRES
L’unité de gestion administrative, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre s’il existe, peut apporter des modifications au dossier d’appel d’offres déjà publié, sous réserve que ces modifications n’affectent pas les conditions substantielles du marché, par une demande motivée soumise à l’appréciation de la structure administrative chargée du contrôle des marchés publics.
Un additif comportant toutes les modifications approuvées, est joint au dossier d’appel d’offres et transmis aux candidats ayant retiré le dossier d’appel d’offres.
Doit être considérée comme substantielle, la condition qui change la nature globale du marché, notamment en cas :
- de modification considérable de l’objet ou l’étendue du marché public ;
- de modification de l’équilibre économique du marché public créant un préjudice à l’autorité contractante ou à l’opérateur économique;
- d’introduction des conditions qui, si elles avaient été incluses dans le dossier d’appel d’offres initial, auraient attiré davantage d’opérateurs économiques.
Les avis de modification du dossier d’appel d’offres sont publiés quinze jours au minimum avant la date limite de réception des offres. Toutefois, si les modifications interviennent moins de quinze (15) jours avant la date limite de réception des offres, cette date limite doit être prorogée de manière à respecter ce délai minimum de quinze (15) jours, qui court à compter de la publication de l’avis modificatif. Cet avis est publié dans les mêmes conditions que l’avis d’appel d’offres initial.