1°) Le registre d’état civil tenu dans les circonscriptions consulaires comprend, pour l’année, un ou plusieurs volumes de cinquante (50) pages chacun, numérotées de 1 à 50.
Ils sont de format 42 X 27 centimètres.
2°) Le volume du registre d’état civil consulaire est présenté comme suit :
A – ORIGINAL
I – Recto de la couverture de chaque volume du registre
Ministère des Affaires étrangères REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE (L’emblème)
Union-Discipline-Travail
CIRCONSCRIPTION CONSULAIRE D……………….
Centre de………………………………………………………
Année ……………………………………………………………
(Naissance, décès, mariage, autres déclarations)
ORIGINAL
à conserver au siège de la représentation diplomatique ou du poste consulaire.
II – Notes à insérer au verso de la couverture de chaque volume du registre, au recto de la page de garde et, si besoin est, au verso de celle-ci.
Entête : INSTRUCTIONS POUR LA TENUE DU PRESENT REGISTRE
En marge.
Acte n° ……………………………….. numéroter les actes les uns à la suite des autres suivant l’ordre d’enregistrement.
Nature de l’acte : ………………………………..indiquer la nature de l’acte selon les cas de figure.
(Naissance, mariage, décès, reconnaissance d’enfant etc.)
Préciser « Déclaration de…. » ou « Transcription d’acte de….
Ex : Déclaration de naissance.
Ex : Transcription d’acte de mariage.
Concernant…………………………… , prénom(s) et nom de ou des personnes concernées.
Ex : Naissance : « Concernant Joachim KOUKOUGNON »,
Ex : Mariage : « Concernant Youssouf COULIBALY et Juliette LEBELLEC »,
Ex : Décès : Concernant Jean GROBLY »,
Ex : Reconnaissance d’enfant « Concernant l’enfant Kris-Jacob ATEMELE».
Numéro national d’Identification …………………………. Indiquer si possible le Numéro national d’Identification (NNI) de la personne ou des personnes concernées, généré par le Registre national des Personnes physiques.
N. B : S’il s’agit de mariage, indiquer le Numéro national d’Identification de l’époux puis celui de l’épouse.
Corps de l’acte
1 – Indiquer en lettres le jour, le mois et l’année de la transcription, de la déclaration ou de la célébration.
Ex : le vingt-neuf septembre deux mil dix-neuf.
2 – Indiquer en lettres l’heure exacte de la transcription, de la déclaration ou de la célébration.
Ex : à neuf heures trente minutes.
3 – Indiquer le ou les prénoms, le nom, la fonction et la qualité du rédacteur de l’acte.
Ex : « Devant nous, Kouadio Benson BAFFOUMAN, Chef de mission diplomatique, Ambassadeur, agissant en qualité d’officier de l’état civil. »
Ex : « Devant nous, Jeanne Nafissiatou KAFANA, consul général, agissant en qualité d’officier de l’état civil suppléant ».
4 – Concerne toutes les déclarations et les transcrits, à l’exception des mariages célébrés. Dans ce cas, bâtonner et rayer les lignes 6 et 7.
a) S’il s’agit d’une déclaration, bâtonner le mot « transcrit » et inscrire pour chaque catégorie d’actes les mentions prévues par la loi.
* Pour les naissances :
Ex : A été déclaré/transcrit ce qui suit : La naissance de Josiane Marie-Laure, de sexe féminin, née le dix-neuf juillet deux mil dix-neuf à l’hôpital général de Bangui/ Centrafrique, à onze heures dix minutes, de Félix HOLLY, né le premier janvier mil neuf cent cinquante-deux à Bonoua/Côte d’Ivoire, de nationalité ivoirienne, diplomate, domicilié à Bangui et de Agnès Nanan SOMAHIN, son épouse, née le premier janvier mil neuf cent cinquante-cinq à Guibéroua/ Côte d’Ivoire, de nationalité ivoirienne, domiciliée à Bangui. »
* Pour les décès :
Ex ; « A été déclaré/ transcrit ce qui suit : Le décès de Marie Josiane KATOU, née le vingt-trois mars mil neuf cent quatre vingt-deux à Sikensi/ Côte d’ivoire, étudiante, domiciliée à Libreville, fille de Alexis KATOU et de Férima OUATTARA, survenu le vingt-deux février deux mil vingt à Libreville. »
* Pour la reconnaissance d’enfant :
Ex : « A été déclaré/ transcrit ce qui suit : Je reconnais être le père de l’enfant Ablé Louis WAKA, de sexe masculin, né le sept octobre deux mil vingt, à l’hôpital de Tunis/ Tunisie, ayant pour mère Rachel KOUTOU, couturière à Tunis/ Tunisie ».
b) S’il s’agit d’une transcription, bâtonner le mot « déclaré » et inscrire les indications contenues dans I ‘acte.
Ex : « A été déclaré/ transcrit ce qui suit : Le mariage entre (reporter les inscriptions contenues dans I’acte de mariage produit).
Ex : « A été déclaré/ transcrit ce qui suit : La naissance de Anne-Marie KAKOU (reporter les inscriptions contenues dans l’acte de naissance présenté).
5 – Faire la distinction selon s’il s’agit d’une déclaration ou d’une transcription.
a) S’il s’agit d’une déclaration : Bâtonner les mots « suivant acte ».
Indiquer le ou les prénoms du déclarant (la première lettre en majuscule et le reste en minuscules) puis son nom en majuscules.
Préciser sa profession et éventuellement le lien de parenté avec la personne dont il déclare la naissance, le décès ou pour laquelle il fait la reconnaissance.
Ex : « Sur déclaration de/ suivant acte : Amara KANTE, commerçant, trente- sept ans, père de l’enfant. »
Ex : « Sur déclaration de/ suivant acte : Paul-Elie YAPO, enseignant, quarante-huit ans, ami du déffint. »
b) S ‘il s’agit d’une transcription : Bâtonner les mots « Sur déclaration de ». Indiquer le numéro de référence de l’acte transcrit, la date de son établissement ainsi que le centre d’état civil ou la structure qui l’a établi.
Ex : « Sur déclaration de/suivant acte : N° 467 du dix octobre deux-mil vingt et un de la mairie de Bordeaux.
6 – Concerne exclusivement les mariages célébrés. Dans ce cas, bâtonner et rayer les lignes 4 et 5.
Ex : « Ont comparu publiquement, Serge-Stéphane GATO, pilote, né le vingt-deux septembre mil neuf cent quatre-vingt à Duekoué/ Côte d’Ivoire, de nationalité ivoirienne, résidant à Brazzaville, fils de Honoré GATO et de Jeanne COULIBALY ; Et Bernadette KABORE, médecin, née le deux mars mil neuf cent quatre-vingt- deux à Yamoussoukro/ Côte d’Ivoire, de nationalité ivoirienne, domiciliée à Brazzaville, fille de Alassane KABORE et de Jeanne LAGO… »
7 – Préciser le régime matrimonial choisi par les époux : communauté de biens » ou «séparation de biens »
8 – Renseigner cette ligne uniquement lorsque la comparution des témoins est exigée par la loi (mariage), dans le cas contraire bâtonner la ligne 8.
Indiquer, le ou les prénoms (la première lettre en majuscule et le reste en minuscules), les noms en majuscules d’imprimerie ainsi que les professions et domiciles des témoins.
Ex : 1°) Denis TAPE, journaliste, résidant à Paris.
2°) Jean-Claudc MAISY, Entrepreneur, domicilié à Paris, cinquième Arrondissement.
9 – Compléter par l’indication du déclarant/ les époux ou de ceux des témoins qui ont fait leurs déclarations dans une langue autre que la langue officielle.
Ex : « du comparant/ des époux et du témoin Pascal DENGUI
Ex : …du comparant/des époux et des témoins
10 – Indiquer, dans l’ordre, les langues utilisées.
Ex : « …les déclaration des ayant été reçues en langue allemande ».
Ex : « …les déclarations de l’épouse et des témoins ………….. . ayant été reçues, la première en langue anglaise, les secondes en portugais ».
11 – Indiquer dans l’ordre, le ou les prénoms (la première lettre en majuscule et le reste en minuscules), le nom en majuscules d’imprimerie ainsi que la profession et le domicile du ou des interprètes.
Ex : « Avec l’assistance de Jean Christophe GBANGBO, professeur, domicilié à Lisbonne ».
Ex : « Avec l’assistance de Edmond KAPOU, vigile, domicilié à Monrovia et de Jåmes TAYLOR, sans profession, domicilié à Monrovia. »
12 – Plusieurs hypothèses sont possibles.
a) Le comparant (ou les époux) et les témoins parlent la langue officielle : l’officier de l’état civil consulaire donne lui-même lecture de l’acte.
Dans ce cas, bâtonner les lignes 8, 9, 19 et 11.
b) Le comparant (ou les époux) ou l’un des témoins parle la langue officielle et les autres non l’officier de l’état civil consulaire donne lecture de I ‘ acte et l’interprète ou les interprètes le traduisent.
Dans ce cas, renseigner les lignes 8, 9, 10 et 11. Rayer à la ligne 12, dans l’expression, « le comparant (ou les époux) et les témoins invités à lire l’acte » celui ou ceux des intervenants dont les propos ont été traduits.
13 – Rayer « l’interprète » ou « les interprètes » selon qu’il y a un ou plusieurs interprètes, ou rayer toute la ligne 13 lorsqu’aucun interprète n’a été sollicité.
14 – L’auteur de l’acte doit le signer avec le comparant (ou les époux) et les témoins qui savent signer et, s’il y a lieu, avec le ou les interprètes s’ils le savent.
Suivant le cas, la ligne 14 sera ainsi complétée.
a) -Si tous savent signer :
Ex : « … avec le comparant (ou les époux) et les témoins ». Ex : « …avec le comparant (ou les époux), les témoins et l’interprète. »
b) Si quelques-uns savent signer et d’autres non :
Ex : « …avec le comparant(ou les époux), le témoin Jeannot N’DA et l’interprète, le témoin Zoumana TRAORE ne le sachant ».
Ex : « …avec les témoins et l’épouse, l’époux ne le pouvant parce que blessé. » etc.
N.B : On doit d’abord indiquer ceux qui signent puis ceux qui ne signent pas, en précisant :
« ne le sachant », s’ils ne le savent pas ;
« ne le pouvant parce que : malade, invalide, blessé etc.», en fonction des cas de figure.
N.B : Lorsque les lignes 4 et 6 sont insuffisantes pour recevoir les déclarations et inscriptions prévues, continuer au verso de la feuille. Dans ce cas, prendre le soin de faire apposer la signature de tous les intervenants (comme au recto) après la dernière phrase,
Observations générales
a) Enregistrer les actes les uns à la suite des autres, indifféremment de leur nature, et leur attribuer de manière chronologique un numéro.
Ex : ACTE N° 1 : Transcription de mariage.
ACTE N° 2 : Déclaration de naissance.
ACTE N° 3 : Transcription de naissance.
ACTE N° 4 : Déclaration de reconnaissance d’enfant.
ACTE N° 5 : Transcription de décès
b) Aucun nombre ne doit être écrit en chiffres.
c) Les lignes ou parties de lignes inutilisées doivent être bâtonnées, afin qu’il ne subsiste aucun blanc dans le corps de l’acte.
c) Les ratures et les renvois marginaux doivent être paraphés par tous les signataires de l’acte.
N.B : Lorsque le volume du registre ouvert au 1er janvier se révèle insuffisant pour recevoir tous les actes de l’année en cours, il est utilisé un ou plusieurs autres volumes supplémentaires.
III – Pages de chaque volume du registre
Subdivisé en un ensemble de 50 feuillets, cotés de 1 à 50
IV- Table alphabétique ou extrait récapitulatif des actes dressés
Elle comprend 5 colonnes et autant de lignes que d’actes dressés.
1°) Sur chaque ligne : porter les inscriptions se rapportant à chaque acte transcrit dans le registre,
2°) Dans les colonnes :
Colonne 1 : Inscrire le numéro d’ordre.
Colonne 2 : Inscrire le numéro de référence de l’acte et sa date d’établissement.
Colonne 3 : Préciser la nature de l’acte,
Colonne 4 : Inscrire le ou les prénoms ainsi que le nom de ou des personnes concernées (suivre l’ordre alphabétique).
Colonne 5 : Inscrire éventuellement le numéro national d’identification de ou des personnes concernées, généré par le Registre National des Personnes Physiques (RNPP).
Au bas de la page.
a) Inscrire à gauche, la formule de clôture suivante : « Le présent état est arrêté à …………..(en lettres, le nombre d’actes) actes ».
b) Inscrire à droite, la date, le ou les prénoms ainsi que le nom de l’officier de l’état civil, avec sa signature et son cachet.
V- Pages d’inspection
Elles viennent après la table alphabétique et comprennent quatre colonnes avec des lignes.
1°) Sur chaque ligne : porter les inscriptions se rapportant à chaque contrôle effectué.
2°) Dans les colonnes :
Colonne 1 : Inscrire la date et l’heure de l’inspection,
Colonne 2 : Inscrire le ou les prénoms ainsi que le nom de l’autorité ayant procédé au contrôle,
Colonne 3 : Signature de l’autorité,
Colonne 4 : Noter les observations.
B – DOUBLE
I – Recto de la couverture de chaque volume du registre
Identique à celui de la couverture de l’original. Toutefois, au lieu de la mention « ORIGINAL à conserver au siège de la représentation diplomatique ou du poste consulaire», il porte la mention : « DOUBLE destiné à être conservé au Service central de l’état civil du ministère des Affaires étrangères ».
II – Notes à insérer au verso de la couverture de chaque volume du registre, au recto de la page de garde et, si besoin est, au verso de celle-ci.
Figurent dans le double comme dans l’original.
III – Pages de chaque volume du registre
Identiques à celles de l’original.
IV – Table alphabétique ou extrait récapitulatif des actes dressés.
Identique à celle de l’original.
V -Pages d’inspection
Identiques à celles de l’original.