1°) Le registre des fiches individuelles d’état civil tenu dans les circonscriptions consulaires est composé, pour l’année, d’un ou de plusieurs volumes de 50 pages chacun, numérotées de 1 à 50. Il est de format 42 X 27 centimètres.
2°) Le volume du registre des fiches individuelles se présente comme suit :
Ministère des Affaires étrangères REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE (ARMOIRIES)
Union-Discipline-Travail
REGISTRE DES FICHES INDIVIDUELLES
Année ………………………………
(A conserver au service central de l’état civil du ministère des Affaires étrangères)
a) Le registre comporte 5 colonnes.
Colonne 1 : Inscrire le numéro de référence ainsi que la date d’établissement de la fiche individuelle. (Ex : n° 137 du 22 mars 2021).
Colonne 2 : Inscrire le fait d’état civil. (Naissance, mariage, décès ou autres…).
Colonne 3 : Mentionner le ou les prénoms ainsi que le nom du ou des personnes concernées.
Colonne 4 : Date et lieu de survenance du fait d’état civil concerné.
Colonne 5 : Le numéro de référence de l’acte dont transcription est sollicitée et le lieu d’établissement.
b) Sur chaque ligne : porter les inscriptions se rapportant à chaque fiche individuelle.
Observations générales
a) Inscrire les numéros des fiches de manière chronologique, les unes à la suite des autres, indifféremment des faits d’état civil auxquels elles se rapportent.
Ex : FICHE N° 1 du 19 mars 2022 : Mariage.
FICHE N° 2 du 19 mars 2022 : Naissance.
FICHE N° 3 du 19 mars 2022 : Naissance.
FICHE N° 4 du 19 mars 2022 : Reconnaissance d’enfant.
FICHE N° 5 du 19 mars 2022 : Décès.
b) Les lignes inutilisées doivent être bâtonnées ;
c) Après l’enregistrement de la dernière fiche, apposer la formule de clôture suivante :
« Ont été enregistrées dans le présent registre XX fiches, numérotées de Y à Z.
Abidjan, le ………………………………………
Le chef du Service central de l’état civil du ministère des Affaires étrangères.
Signature .
N.B : Lorsque le volume du registre ouvert au 1 er janvier se révèle insuffisant pour recevoir l’enregistrement de toutes les fiches, il est utilisé un ou plusieurs volumes supplémentaires.