ANNEXE IV : REGISTRE DES DECLARATIONS AUTRES QUE LES NAISSANCES ET LES DECES

A – ORIGNAL

I – Recto de la couverture de chaque volume registre

REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE (ARMOIRIES)

Union – Discipline – Travail

CIRCONSCRIPTION D’ETAT CIVIL d……………………………..

Bureau d’état civil d………………………………………………..

REGISTRE DES DECLARATIONS AUTRES  QUE LES NAISSANCES ET LES DECES POUR L’ANNEE……………………..

ORIGRNAL
à conserver au centre d’état civil

II – Notes à insérer au verso de la couverture de chaque volume du registre, au recto de la page de garde et, si besoin est, au verso de celle-ci.

Entête : INSTRUCTIONS POUR LA TENUE DU PRESENT REGISTRE

En marge

Acte n° ………………..Numéroter les actes les uns à la suite des autres dans l’ordre de célébration.

Nature de l’acte………………………. indiquer la nature de l’acte selon les cas de figure.

Ex : Acte de reconnaissance d’enfant.

Concernant………………………….., le ou les prénoms de la personne concernée (en minuscules d’imprimerie avec la première lettre en majuscule), puis en majuscules son nom.

Ex : Acte de reconnaissance d’enfant : « Concernant l’enfant Yoro Jules ZADI ».

Numéro national d’identification …………………… , Indiquer le Numéro national d’identification (NNI) de la personne concernée, généré par le Registre national des Personnes physiques.

Corps de l’acte

I – Indiquer en lettres le jour, le mois et l’année de la déclaration.

Ex : le deux janvier deux mil dix-neuf.

2 – indiquer en lettres l’heure exacte de la déclaration.

Ex : à onze heures trente minutes.

3 – Indiquer la qualité du rédacteur de l’acte, préciser officier de l’état civil (a) ou officier de l’état civil suppléant (b).

a) L’acte est dressé par l’officier de l’état civil.

Ex : « Devant nous, Diane Anin OGOU, sous-préfet, officier de l’état civil de la circonscription d’état civil de Lakota.»

b) L’acte est dressé par un suppléant de l’officier de l’état civil.

Ex : « Devant nous, Kébéfolo COULIBALY, secrétaire administratif, suppléant l’officier de l’état civil de la circonscription d’état civil de Lakota. »

4 – Indiquer, en minuscules d’imprimerie (avec la première lettre en majuscule) le ou les prénoms du déclarant, puis en majuscules son nom

Ex : Kouakou Charles-Elie YAO.

5 – Indiquer son Numéro national d’ldentification (NNI).

6 – Indiquer sa profession (a), s’il n’en a pas, écrire « sans » (b) ; Indiquer ensuite en lettres l’âge.

a) Ex : documentaliste, trente-sept ans ;

b) Ex : sans profession, vingt-huit ans

7 – Indiquer en lettres, aussi précisément que possible, la date de naissance du déclarant (a).

Lorsque seule l’année de la naissance est connue, elle est considérée comme étant intervenue le premier janvier de cette année (b). Si seul le mois est précisé, la naissance est considérée comme étant intervenue le premier jour de ce mois (c).

Ex : a) né le dix-neuf mars mil neuf cent quatre-vingt.

b) né le premier janvier mil neuf cent soixante-neuf.

c) né le premier avril mil neuf cent soixante-onze.

8 – Indiquer aussi précisément que possible le lieu de la naissance, et éventuellement la sous-préfecture.

Ex : né à Aboisso,

Ex : né à Yopougon, Abidjan,

Ex : à Aboutoukro, sous-préfecture de Bocanda.

9 – Indiquer la nationalité du déclarant.

Ex : de nationalité ivoirienne.

Ex : de nationalité chinoise.

10 – Indiquer le domicile ou la résidence du déclarant.

Ex : domicilié à Abidjan, Marcory Résidentiel.

Ex : Résidant à Agbaou, sous-préfecture d’Alépé.

11 – Indiquer le ou les prénoms ainsi que le nom, la profession et le domicile du père.

Ex : Grobli Abdon OTTRO, Ingénieur, domicilié à Cocody.

12 – Indiquer le ou les prénoms ainsi que le nom, la profession et le domicile de la mère.

Ex : Julienne APPIA, commerçante, domiciliée à Grand-Bassam.

Si la mère est mariée au père, ajouter « son épouse ».

Ex : Julienne APPIA, commerçante, domiciliée à Grand-Bassam, son épouse.

13 – Inscrire les déclarations du comparant. Si les lignes réservées à cet effet ne suffisent pas à recevoir ses déclarations, continuer au verso de la feuille.

Dans ce cas, en plus des signatures portées au recto, faire signer tous les Intervenants à la suite de la dernière phrase notée au verso.

14 et 15 – Indiquer le ou les prénoms ainsi que le nom (en majuscules d’imprimerie), la profession et le domicile des témoins;

Ex : 1°) Denis N’TAKPE, Archiviste, domicilié à Koumassi,

2°) Affoué Marcelle ARRIKO, entrepreneur, domiciliée à Bingerville.

16 – Indiquer si les déclarations du comparant et celles des témoins ont été faites dans une langue autre que la langue officielle.

Ex : « ……du comparant et du témoin Pierre DEGNY, »

Ex : « …du comparant et des témoins. »

17 – Indiquer, dans l’ordre, les langues utilisées.

Ex : « …les déclarations du comparant ayant été reçues en langue Baoulé ».

Ex : « …les déclarations du comparant et des témoins. …. …ayant été reçues, la première en langue Koulango, les secondes en langue Dida. »

18 – Indiquer dans l’ordre, le ou les prénoms, le nom (en majuscules d’imprimerie), la profession et le domicile du ou des interprètes,

Ex : « Avec l’assistance de Julien N’DJA, planteur, domicilié à Tiassalé. ».

Ex : « Avec l’assistance de Kanga Edmond KOMENAN, vigile, domicilié à Daloa et de Amenan AKOU, sans profession, domiciliée à Gonaté ».

19 – Plusieurs hypothèses sont possibles.

a) Le comparant et les témoins parlent la langue officielle : l’officier de l’état civil donne lui-même lecture de l’acte.

Dans ce cas, bâtonner les lignes 16, 17 et 18. Rayer la ligne 20.

b) Le comparant ou l’un des témoins parle la langue officielle et les autres non : l’officier de l’état civil donne lecture de l’acte et l’interprète ou les interprètes le traduisent.

Dans ce cas, ne rayer ni la ligne 18 ni la ligne 19.

c) Ni le comparant ni les témoins ne parle la langue officielle.

Dans ce cas, rayer à la ligne 19 l’expression « …..comparant et les témoins invités à lire l’acte»

20 – Rayer « l’interprète » ou « les interprètes » selon qu’il y a un ou plusieurs interprètes, ou rayer toute la ligne 20 lorsqu’aucun interprète n’a été sollicité :

21- L’auteur de l’acte doit le signer avec le comparant et les témoins qui savent signer et, s’il y a lieu, avec le ou les interprètes s’ils le savent.

Suivant le cas, la ligne 21 sera ainsi complétée.

a) Si tous savent signer :

Ex : « … avec le comparant et les témoins ». Ex : « …avec le comparant, les témoins et l’interprète

b) Si quelques-uns savent signer et d’autres non :

Ex : « …avec le comparant, le témoin Pierre N’DRI et l’interprète, le témoin Mamadou OUATTARA ne le sachant ».

Ex : « …avec les témoins, le comparant ne le pouvant parce qu’invalide. » etc.

N.B : On doit d’abord Indiquer ceux qui signent puis ceux qui ne signent pas, en précisant :

 « ne le sachant », s’ils ne le savent pas ;

 « ne le pouvant parce que : malade, invalide, blessé etc.», en fonction des cas de figure. » ;

Observations générales

a) Aucun nombre ne doit être écrit en chiffres ;

b) Les lignes ou parties de lignes inutilisées doivent être bâtonnées, afin qu’il ne subsiste aucun blanc dans le corps de l’acte ;

c) Les ratures et les renvois marginaux doivent être paraphés par tous les signataires de l’acte.

III – Pages de chaque volume du registre

Subdivisé en un ensemble de 50 feuillets, cotés de I à 50.

 

IV- Table alphabétique ou extrait récapitulatif des actes dressés

Elle comprend 7 colonnes et autant de lignes que d’actes dressés. 1 0/-Sur chaque ligne : porter les inscriptions se rapportant à chaque acte de mariage transcrit dans le registre.

2°) Dans les colonnes

 Colonne 1 : Inscrire le numéro d’ordre.

 Colonne 2 : Inscrire le numéro de référence de l’acte et sa date d’établissement.

 Colonne 3 : Préciser la nature de l’acte.

 Colonne 4 : Inscrire le ou les prénoms ainsi que le nom de la personne concernée, (suivre l’ordre alphabétique.)

 Colonne 5 : Inscrire le Numéro national d’Identification de la personne concernée, généré par le Registre national des Personnes physiques (RNPP).

 Colonne 6 : Inscrire le ou les prénoms ainsi que le nom du comparant.

 Colonne 7 : Inscrire le numéro national d’identification du comparant, généré par le Registre national des Personnes physiques (RNPP).

Au bas de la page

a) Inscrire à gauche, la formule de clôture suivante : « Le présent état est arrêté à (en lettres, le nombre d’actes) actes ».

b) Inscrire à droite, la date, le ou les prénoms ainsi que le nom de l’officier de l’état civil, avec sa signature et son cachet.

V – Pages d’inspection

Elles viennent après la table alphabétique et comprennent quatre colonnes avec des lignes.

1°) Sur chaque ligne : porter les inscriptions se rapportant à chaque contrôle effectué.

2°) Dans les colonnes :

 Colonne 1 : Inscrire la date et l’heure de l’inspection.

 Colonne 2 : Inscrire le ou les prénoms ainsi que le nom du procureur ayant procédé au contrôle.

 Colonne 3 : Signature du procureur.

 Colonne 4 : Noter les observations.

B – DOUBLE

I – Recto de la couverture de chaque volume du registre

Identique à celui de la couverture de l’original. Toutefois, au lieu de la mention « ORIGINAL à conserver au centre de l’état civil », il porte la mention : « DOUBLE destiné à être conservé au greffe du tribunal ».

II – Notes à insérer au verso de la couverture du registre, au recto de la page de garde et, si besoin est, au verso de celle-ci

Figurent dans le double comme dans l’original.

III – Pages de chaque volume du registre

Identiques à celles de l’original

IV – Table alphabétique ou extrait récapitulatif des actes dressés

Identique à celle de l’original.

V – Pages d’inspection

Identiques à celles de l’original.