CHAPITRE IV : COMPTABILITE ET LIVRES DES NOTAIRES

ARTICLE 33

Les Notaires doivent tenir à peine de sanctions disciplinaires :

  • le livre-journal des espèces ;
  • le grand livre des espèces ;
  • un répertoire des actes ;
  • un registre de frais d’actes ;
  • un registre spécial des balances trimestrielles ;
  • un registre à souches ;
  • un registre de dépôt de testaments olographes ;
  • un registre des titres et valeurs ;
  • un registre des meubles et immeubles de l’office.

Ces livres sont côtés et paraphés par le président de la juridiction près laquelle exerce le Notaire.

 

ARTICLE 34

Le répertoire des actes doit porter, outre les mentions prescrites par le Code de l’enregistrement, les indications suivantes :

  • l’espèce de l’acte, c’est-à-dire la mention qu’il est en minute ou en brevet ;
  • la somme prêtée, cédée, ou transportée s’il s’agit d’obligation, cession ou transport.

 

ARTICLE 35

Le livre-journal des espèces doit mentionner jour par jour, par ordre de date sans blanc, rature, lacune ni transport en marge :

  • le nom des parties ;
  • les sommes dont le Notaire aura été constitué détenteur et leur destination, ainsi que les recettes de toute nature et les sorties de fonds ;
  • la répartition des opérations d’entrée et de sortie de fonds entre la caisse de l’étude et chacun des établissements dépositaires.

Chaque article porte un numéro d’ordre et contient un renvoi au folio du grand livre des espèces où se trouve reportée soit la recette, soit la dépense.

 

ARTICLE 36

Le grand-livre des espèces contient le compte de chaque client dressé par relevé de toutes les recettes et de toutes les dépenses effectuées pour lui.

 

ARTICLE 37

Le registre des frais d’actes contient dans l’ordre chronologique, les actes reçus par le Notaire sous le nom du client débiteur, le détail des frais et honoraires de chaque acte.

 

ARTICLE 38

Le registre spécial des balances trimestrielles présente sur la même page double, les balances trimestrielles des comptes figurant au grand-livre des espèces faites aux 31 mars, 30 juin, 31 octobre et 31 décembre de l’année en cours.

 

ARTICLE 39

Le registre des titres et valeurs mobilières doit mentionner :

  • le nom du déposant ;
  • la nature du titre ou de la valeur mobilière ;
  • le nom de la société émettrice ;
  • la date de dépôt ;
  • le montant des sommes représentées par ces titres ou valeurs.

 

ARTICLE 40

Le registre des biens meubles et immeubles doit mentionner :

  • la description des meubles meublants du matériel de bureau et des immeubles ;
  • la date et leur valeur d’acquisition ;
  • la situation des meubles et leur affectation précisées.

 

ARTICLE 41

Chaque Notaire est tenu pour toutes les sommes par lui encaissées et valeurs déposées en son étude, de donner un reçu extrait du registre à souches. Ce registre est composé de trois feuillets comportant les mêmes mentions, de couleurs différentes, autocarbonnés dont les deux premiers sont détachables. Le premier feuillet de couleur blanche et formant reçu est remis à la partie versante ; le deuxième, de couleur bleue, est classé au dossier ; le troisième de couleur jaune, sert de souche.

Ce registre doit porter en imprimé sur les feuillets des numéros d’ordre. Chaque registre prendra la suite du numéro­tage du registre précédent.

Tout versement, à quelque titre et sous quelque forme que ce soit doit y être inscrit.

Les feuillets doivent mentionner les nom, qualité et domicile de la partie versante, la date, la cause ainsi que le montant, le mode du versement : espèces, chèque ou tout autre moyen de paiement et la destination des fonds.

 

ARTICLE 42

Le registre mentionne à la date du dépôt des testaments olographes, les nom, prénoms, profession, domicile et lieu de naissance du déposant.

Ce registre ne fait aucune mention de la teneur du testament déposé.

Si, à l’époque où les Notaires ont connaissance du décès de la personne dont le testament olographe aura été déposé en leur étude, aucune partie intéressée ne s’est présentée pour requérir l’application de l’article 69 de la loi n° 64-380 du 7 octobre 1964, relative aux donations entre vifs et aux testaments, ils devront eux-mêmes remettre ledit testament au président du Tribunal de Première Instance ou au juge de la section de Tribunal de leur résidence, après en avoir donné avis au ministère public.

 

ARTICLE 43

Le Procureur général et la Chambre des notaires sont chargés de vérifier la comptabilité des Notaires.

Cette vérification porte sur :

  • la tenue des livres prévus à l’article 33 et la conformité de leurs écritures avec la situation tant du compte spécial du Trésor que des espèces, titres et valeurs qu’ils détiennent ;
  • l’exactitude des décomptes d’honoraires inscrits sur le registre des frais d’actes, à quelque titre que ce soit ;
  • la tenue du carnet à souches.

Pour exercer son contrôle, le Procureur général peut déléguer tout magistrat du Parquet. Le Procureur général ou le magistrat délégué par lui doit, une fois au moins l’an, procéder à la vérification de chaque étude de son ressort.

 

ARTICLE 44

Le Procureur général ou le magistrat délégué par lui, a le droit de se faire représenter à l’étude du Notaire, les registres de comptabilité, le répertoire et tout document jugé utile à l’accomplissement de sa mission.

Ils sont autorisés également à se faire assister d’un agent de l’administration de l’enregistrement pour la vérification de la comptabilité notariale.

Ils apposent leur visa sur les registres, avec l’indication du jour de la vérification. Ils s’assurent des conditions dans lesquelles a eu lieu la prorogation des délais prévus au paragraphe 3 de l’article 20 de la loi n° 97-513 du 4 septembre 1997.

Le magistrat délégué transmet sans délai, au Procureur général, le compte rendu des opérations constatant pour chaque étude les résultats de la vérification, accompagné d’un avis motivé.